Nyheter

Värmen är ur funktion pga trasiga ventiler på den gamla värmepumpen.

Den nya värmepumpen planeras att installeras på måndag och vi har valt att inte kalla på jouren under helgen.
Sätter de igång värmen kan det återigen skapas alldeles för höga temperaturer och då måste vi kalla på dem igen för att stänga av pumpen.
Det har vi varit med om några gånger på sistone.

Byte av delen som skapar värme i våra hus kommer att utföras på måndag den 14 september. Fram till dess kommer värmen 
oturligt nog att ligga under det normala.

Vi hoppas ni har överseende och står ut med detta under helgen.

Vi är bara glada över att vi beställde en ny undercentral och byte av den innan sommaren så vi slipper dessa problem under vintern.

Ha en trevlig helg!
Mvh Styrelsen

Vid 20-tiden den 4 september har någon kastat ner mjölk från fönstret på vinden i hus 18.
Mjölken hamnade precis utanför Direktens entré och över trottoaren då det fanns flera kunder i butiken, passerande människor utanför och en hund som var fastkoppad i staketet.

Vi gick upp till vinden direkt efter och fann spår av marijuana på golvet samt att det luktade väldigt mycket rök.
Fönstret stod öppet.

Dörren var inte inbrottsskadad och alla fönstren på vinden brukar vara låsta. Det innebär att den som har varit uppe och rökt/kastat ner mjölk, har tillgång till vår fastighetsnyckel och troligen bor i föreningen.

Tidigare i somras har vi haft objudna gäster både i hus 18 och i garaget men nu känns det som att vi alla behöver hjälpas åt att hålla ännu bättre koll på vilka som rör sig i våra hus och på vår mark. Sådana händelser kan skada både människor och vår fastighet.

Portkod som vi bytt nyligen ber vi alla att vara försiktiga med och inte dela ut till obehöriga personer.

Styrelsen kommer att vidta åtgärder gällande händelsen både säkerhetsmässigt och genom polisen.

 

Med vänliga hälsningar
Styrelsen

Vi har förstått att det cirkulerar en fråga bland några medlemmar om styrelsen har rätt i att genomföra stämman på det sättet som vi informerade om i förra veckan.
Vår uppfattning är att vi uppfyller alla krav som regeringen har ställt i den tillfälliga lagen och som gäller fram till sista december i år.

 

Stämman kommer att genomföras fysiskt eller genom fullmakter, och inte digitalt då vi står i ett öppet garage där olika ljud kan störa och där nätverksuppkoppling kan brytas.

Man ska följa Folkhälsomyndighetens rekommendation om social distans.

Varje medlem bestämmer själv om den vill komma till garaget eller rösta med hjälp av fullmakten som vi delade ut till alla.


Vi anser att vi har gjort det möjligt för alla medlemmar att rösta på ett demokratiskt sätt, oavsett var man befinner sig.

 

Nedan finns de tillfälliga bestämmelser att ta del av som bl a är publicerat på Fastighetsägarnas hemsida och som vi kopierade i sin helhet:

 

”Kan bostadsföreningen hålla årstämma under coronapandemin?

Samtidigt som samhället står inför att hantera den pågående pandemin måste många bostadsrättsföreningar planera för att hålla årsstämma. Den stora majoriteten av alla föreningar ska hålla sin föreningsstämma under första halvan av året och den vanligaste månaden för stämman är maj vilket gör att kallelser snart ska delas ut. Många är förstås oroliga och undviker fysiska möten för att inte riskera att smittas eller smitta andra. Vi får därför frågor från bostadsrättsföreningsstyrelser som undrar hur de ska hantera detta. Här svarar vi på några av de frågorna.

När måste en bostadsrättsförening hålla föreningsstämma?

En bostadsrättsförenings styrelse är skyldig att kalla till föreningsstämma minst en gång om året. En sådan årlig stämma kallas ordinarie föreningsstämma och ska avhandla vissa frågor, bland annat ska föreningens årsredovisning läggas fram och beslut om ansvarsfrihet för styrelsen fattas. Den ordinarie föreningsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets slut, vanligtvis senast den sista juni. Det är dock inte ovanligt att stadgarna anger att stämma ska hållas senast vid en tidigare tidpunkt, t.ex. innan maj månads utgång. Av stadgar och lag framgår vilka frågor som ska behandlas på ordinarie föreningsstämma.

Med hänsyn till rådande läge bör styrelsen om det är möjligt skjuta fram stämman, så långt som stadgarna tillåter det. Dessutom kan styrelsen försöka planera en kortare stämma än normalfallet, där icke nödvändiga frågor kanske kan skjutas fram till en senare stämma.

Folkhälsomyndigheten har den 1 april utfärdat allmänna råd som innebär att bostadsrättsföreningar bör skjuta fram stämmor om det är möjligt samt undvika andra möten eller ha dem digitalt.

Vad händer om stämman inte hålls när den ska?

Om styrelsen inte kallar till ordinarie föreningsstämma när den ska hållas enligt stadgarna ska Bolagsverkets kalla till en stämma om styreledamot, revisor eller röstberättigad i föreningen ansöker om det. Om kallelse sker till en senare tidpunkt än vad som anges i stadgarna ska kallelsen skickas med post till alla medlemmar vars postadress är känd för föreningen. Detta enligt lagen om ekonomiska föreningar.

Vad händer om vi måste ställa in en stämma efter att kallelse gått ut?

Om stämman måste ställas in eller flyttas ska medlemmarna underrättas om detta. Den nya kallelsen måste skickas ut inom de tider som gäller för kallelse enligt lag och stadgar. Det innebär att om stämman ska flyttas med kort varsel så kan den behöva flyttas fram till ett datum som vanligtvis ligger minst två veckor från den nya kallelsen går ut.

Går det att hålla stämmor på alternativa sätt?

Ja det är möjligt, här listar vi några olika alternativ.

Digital stämma

Rent juridiskt går det att låta medlemmar delta exempelvis genom videokonferens så länge som stämman hålls från den ort som anges i stadgarna. Medlemmar ska dock ha möjlighet att närvara på plats om de önskar. En digital lösning innebär också vissa praktiska utmaningar, exempelvis att säkerställa vem som röstar i en fråga, att närvarande på distans anges i röstlängden och att kontakten upprätthålls, något stämmans ordförande ansvar för. Digital närvaro på stämma är ovanlig och det går inte att utesluta risken att problem med identifiering av röstberättigade och liknande riskerar att göra att beslut kan klandras om bristerna haft inverkan på utgången av beslutet.

Stämma utomhus

Det går även att hålla stämma utomhus om det går att hitta en plats på den ort där stämman ska hållas enligt stadgarna och som passar, exempelvis en innegård. Det blir dock förstås svårare att hindra utomstående från att ta del av diskussionerna på stämman.

Såväl vid stämma utomhus som med närvaro digitalt bör frågan om utomståendes närvarorätt hanteras då det är svårt att utesluta att utomstående tar del av förhandlingen på stämman. Normalt sett krävs enighet bland de närvarande för att tillåta utomstående att närvara på eller följa stämman.

 

Skriftlig stämma

Stämmobeslut anses kunna fattas per capsulam, d.v.s. skriftligen. En förutsättning är dock att samtliga röstberättigade i föreningen godkänner det. I praktiken upprättas då ett protokoll som undertecknas av samtliga i föreningen. Det är ofta svårt att ta stämmobeslut per capsulam då det många gånger är nödvändigt med viss diskussion, det kan dock vara ett tänkbart alternativ i små föreningar.

Poströstning

Enligt en ny tillfällig lag är poströstning tillåten vid stämma i bostadsrättsförening. Lagen gäller 15 april – 31 december 2020.

Styrelsen i en bostadsrättsförening får bestämma att medlemmar ska få möjlighet att poströsta. Detta behöver inte framgå av stadgarna och enligt lagen är det inte nödvändigt att ta upp möjligheten till poströstning i kallelsen. Medlemmarna ska dock få information om det huvudsakliga innehållet i varje förslag, om inte förslaget inte rör en fråga av mindre betydelse för medlemmarna. Dessutom ska ett formulär som innehåller två likvärdigt presenterade svarsalternativ med rubrikerna ja och nej för varje framlagt förslag tillhandahållas.

Enligt lagen ska informationen och formuläret kunna tillhandahållas på föreningens webbplats en vecka innan stämman och under stämman eller tillhandahållas medlemmarna på samma sätt som annan information lämnas, senast en vecka innan stämman.
Även om poströstning tillämpas måste stämman även hållas på plats.

Vad händer om ingen dyker upp på stämman?

Det finns inget lägsta antal som måste närvara på en stämma för att beslut ska kunna fattas. I praktiken räcker det därmed med en ordförande som också för protokoll och det antal justerare som krävs enligt stadgarna. Om ni bedömer att det är direkt olämpligt att fatta ett visst beslut kan den frågan skjutas upp till en senare stämma. Stämman kan besluta om att senarelägga ett beslut eller fortsätta stämman vid ett senare tillfälle.

Om beslutet avser en sådan fråga som föreningen enligt lag måste behandla på ordinarie föreningsstämma, d.v.s. fastställande av resultat- och balansräkning, disposition av föreningens resultat och ansvarsfrihet för styrelseledamöter kan en tiondel av de som närvarar besluta om fortsatt stämma vid senare tillfälle. Fortsatt stämma ska i sistnämnda fall hållas tidigast 4 veckor och senast 8 veckor efter beslutet.

Vad ska vi tänka på när vi håller stämman?

Gå gärna ut med mer information än vanligt till de boende, t.ex. om vad som gäller för ombud vid stämman. Skicka gärna även med en fullmaktsblankett för att underlätta för de boende att ta hjälp av annan som kan vara ombud. För någon som tillhör riskgrupp eller som får sjukdomssymptom som gör att denne inte kan närvara är det viktigt att kunna utse ombud.

Enligt en tillfällig lag får styrelsen besluta att en medlem fritt välja ombud oavsett vad som står i stadgarna samt att ett ombud får företräda fler än en medlem. Lagen gäller 15 april – 31 december 2020.

Vidta de åtgärder ni kan för att minska risken för smittspridning vid mötet. Överväg om det finns en bättre lokal för ändamålet eller om stämman kan hållas utomhus, t.ex. på en innegård. Placera sittplatser med så stort avstånd som möjligt. Se till att det finns möjlighet till handtvätt och handdesinfektion. Håll stämman så kort som möjligt. Längre informationsavsnitt kan ersättas med information som delas ut i förväg eller genom ett separat informationsmöte senare under året. Tänk på att oron för smittspridning kan skilja sig mellan medlemmar och styrelsen, varför det är viktigt att visa hänsyn och vara lyhörd från styrelsens sida. Läs och fundera över råden vid evenemang på Folkhälsomyndighetens hemsida.

 

 

 

Vi har också förstått att frågan om vi kan senarelägga motioner till en extra stämma i höst diskuteras bland några medlemmar.
Även den frågan har styrelsen bearbetat grundligt och fattat beslut om att genomföra stämman i sin helhet, inklusive motioner, den 7 maj.

Vi vet inte i nuläget hur hösten kommer att se ut gällande pandemin.

 

Vänligen, Styrelsen

Årsredovisning och motioner.pdf

Vi har idag delat ut kallelsen till stämman med årsredovisning, motioner etc i allas brevlådor och här följer information om hur vi planerar genomföra den.

Trots coronapandemin har styrelsen fattat beslut om att genomföra årsstämman den 7 maj kl 18:30 i vårt garage mellan hus 18 och 20.

Vi vet inte när pandemin är över och om vi kommer att kunna genomföra stämman på ett säkrare sätt ifall vi skulle flytta fram den ytterligare.
Enligt våra stadgar skall stämman genomföras senast sista juni.

Den andra viktiga aspekten är att vi är endast fyra ledamöter och inga suppleanter i nuvarande styrelsen, varav två ledamöter avgår.
De ledamöterna har ställt upp och förlängt sina mandat något.

 

Folkhälsomyndihetens rekommendation är bl a att att man ska hålla sig hemma om man har symptom, att man ska vara extra försiktig om man är över 70 år ung och att man ska hålla avstånd.

 

Vår tanke med att hålla stämman i garaget är att vi är under tak men ändå utomhus och vi riskerar inga externa besökare/förbigående personer.

De säkerhetsåtgärder vi tar för att minska trängsel är följande:

 

-         Vi kommer inte att bjuda på något fika

-         Vi har tre ingångar till garaget: genom hus 18, hus 20 och garageinfart.

-         Vi kommer att markera på marken var alla kan stå

-         Det blir bara ståplatser. Vill du gärna sitta ner får du ta med egen stol.

-         Vid alla tre ingångar till garage kommer vi att ställa handdesinfektion som ni får använda

-         Fullmakt finns med i häftet. Se gärna till att skriva namn tydligt och hur du vill rösta på respektive motion samt punkter från dagordningen

-         Innan stämman börjar kommer någon av oss i styrelsen med spritade händer att dela ut röstkort. Ni ska alltså inte bilda någon kö utan vi kommer till er istället. Samma gäller för notering av vilka som är närvarande på plats.

 

I våra stadgar står det att en medlem får ha med sig bara en annan medlems fullmakt men regeringen har fattat beslut om att frångå den regeln fram till årsskiftet. Det innebär att en medlem kan ha med sig flera fullmakter.

 

-         Den medlem som vill lämnar över sin fullmakt till en annan medlem som ska gå på stämman

-         Den medlemmen kan i sin tur ha fler än en fullmakt

-         För att en fullmakt ska vara giltig behöver alla uppgifterna stå tydligt och alla frågor skall vara ifyllda

-         Är man smittad/har symptom och då inte ska träffa en annan medlem, kan man lägga sin fullmakt i föreningens brevlåda i hus 20, i Ingela Bjurevads brevlåda i hus 18 eller i Jasenka Popovics brevlåda i hus 16.

-         Fullmakterna från brevlådor kommer att lämnas till den som av stämman blir vald till att vara rösträknare, som säkerställer att allas röster kommer med.



På så sätt har vi jobbat så transparent som möjligt i denna situation och hoppas att alla medlemmar kan känna sig trygga med att allting har gått rätt till.

Vid minsta tveksamhet kring detta vill vi att du snarast hör av dig till styrelsen.
Hör vi inget tolkar vi tystanden som att ovan förslag känns bra för alla.

 

Det finns säkert en och annan medlem som funderar på om vi kan genomföra stämman digitalt och svaret är nej på den frågan.
Att kalla till en årsstämma och eventuellt få teknikproblem är inget att föredra. Dessutom är det nästan omöjligt att räkna alla medlemmars röster via en länk. Vi kan då inte heller säkerställa att ingen obehörig person är med på vår stämma och tar del av förhandlingen.

 

Väl mött till årets föreningsstämma!
Mvh Styrelsen