Nyheter

Får vi hålla stämman den 7 maj?

Vi har förstått att det cirkulerar en fråga bland några medlemmar om styrelsen har rätt i att genomföra stämman på det sättet som vi informerade om i förra veckan.
Vår uppfattning är att vi uppfyller alla krav som regeringen har ställt i den tillfälliga lagen och som gäller fram till sista december i år.

 

Stämman kommer att genomföras fysiskt eller genom fullmakter, och inte digitalt då vi står i ett öppet garage där olika ljud kan störa och där nätverksuppkoppling kan brytas.

Man ska följa Folkhälsomyndighetens rekommendation om social distans.

Varje medlem bestämmer själv om den vill komma till garaget eller rösta med hjälp av fullmakten som vi delade ut till alla.


Vi anser att vi har gjort det möjligt för alla medlemmar att rösta på ett demokratiskt sätt, oavsett var man befinner sig.

 

Nedan finns de tillfälliga bestämmelser att ta del av som bl a är publicerat på Fastighetsägarnas hemsida och som vi kopierade i sin helhet:

 

”Kan bostadsföreningen hålla årstämma under coronapandemin?

Samtidigt som samhället står inför att hantera den pågående pandemin måste många bostadsrättsföreningar planera för att hålla årsstämma. Den stora majoriteten av alla föreningar ska hålla sin föreningsstämma under första halvan av året och den vanligaste månaden för stämman är maj vilket gör att kallelser snart ska delas ut. Många är förstås oroliga och undviker fysiska möten för att inte riskera att smittas eller smitta andra. Vi får därför frågor från bostadsrättsföreningsstyrelser som undrar hur de ska hantera detta. Här svarar vi på några av de frågorna.

När måste en bostadsrättsförening hålla föreningsstämma?

En bostadsrättsförenings styrelse är skyldig att kalla till föreningsstämma minst en gång om året. En sådan årlig stämma kallas ordinarie föreningsstämma och ska avhandla vissa frågor, bland annat ska föreningens årsredovisning läggas fram och beslut om ansvarsfrihet för styrelsen fattas. Den ordinarie föreningsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets slut, vanligtvis senast den sista juni. Det är dock inte ovanligt att stadgarna anger att stämma ska hållas senast vid en tidigare tidpunkt, t.ex. innan maj månads utgång. Av stadgar och lag framgår vilka frågor som ska behandlas på ordinarie föreningsstämma.

Med hänsyn till rådande läge bör styrelsen om det är möjligt skjuta fram stämman, så långt som stadgarna tillåter det. Dessutom kan styrelsen försöka planera en kortare stämma än normalfallet, där icke nödvändiga frågor kanske kan skjutas fram till en senare stämma.

Folkhälsomyndigheten har den 1 april utfärdat allmänna råd som innebär att bostadsrättsföreningar bör skjuta fram stämmor om det är möjligt samt undvika andra möten eller ha dem digitalt.

Vad händer om stämman inte hålls när den ska?

Om styrelsen inte kallar till ordinarie föreningsstämma när den ska hållas enligt stadgarna ska Bolagsverkets kalla till en stämma om styreledamot, revisor eller röstberättigad i föreningen ansöker om det. Om kallelse sker till en senare tidpunkt än vad som anges i stadgarna ska kallelsen skickas med post till alla medlemmar vars postadress är känd för föreningen. Detta enligt lagen om ekonomiska föreningar.

Vad händer om vi måste ställa in en stämma efter att kallelse gått ut?

Om stämman måste ställas in eller flyttas ska medlemmarna underrättas om detta. Den nya kallelsen måste skickas ut inom de tider som gäller för kallelse enligt lag och stadgar. Det innebär att om stämman ska flyttas med kort varsel så kan den behöva flyttas fram till ett datum som vanligtvis ligger minst två veckor från den nya kallelsen går ut.

Går det att hålla stämmor på alternativa sätt?

Ja det är möjligt, här listar vi några olika alternativ.

Digital stämma

Rent juridiskt går det att låta medlemmar delta exempelvis genom videokonferens så länge som stämman hålls från den ort som anges i stadgarna. Medlemmar ska dock ha möjlighet att närvara på plats om de önskar. En digital lösning innebär också vissa praktiska utmaningar, exempelvis att säkerställa vem som röstar i en fråga, att närvarande på distans anges i röstlängden och att kontakten upprätthålls, något stämmans ordförande ansvar för. Digital närvaro på stämma är ovanlig och det går inte att utesluta risken att problem med identifiering av röstberättigade och liknande riskerar att göra att beslut kan klandras om bristerna haft inverkan på utgången av beslutet.

Stämma utomhus

Det går även att hålla stämma utomhus om det går att hitta en plats på den ort där stämman ska hållas enligt stadgarna och som passar, exempelvis en innegård. Det blir dock förstås svårare att hindra utomstående från att ta del av diskussionerna på stämman.

Såväl vid stämma utomhus som med närvaro digitalt bör frågan om utomståendes närvarorätt hanteras då det är svårt att utesluta att utomstående tar del av förhandlingen på stämman. Normalt sett krävs enighet bland de närvarande för att tillåta utomstående att närvara på eller följa stämman.

 

Skriftlig stämma

Stämmobeslut anses kunna fattas per capsulam, d.v.s. skriftligen. En förutsättning är dock att samtliga röstberättigade i föreningen godkänner det. I praktiken upprättas då ett protokoll som undertecknas av samtliga i föreningen. Det är ofta svårt att ta stämmobeslut per capsulam då det många gånger är nödvändigt med viss diskussion, det kan dock vara ett tänkbart alternativ i små föreningar.

Poströstning

Enligt en ny tillfällig lag är poströstning tillåten vid stämma i bostadsrättsförening. Lagen gäller 15 april – 31 december 2020.

Styrelsen i en bostadsrättsförening får bestämma att medlemmar ska få möjlighet att poströsta. Detta behöver inte framgå av stadgarna och enligt lagen är det inte nödvändigt att ta upp möjligheten till poströstning i kallelsen. Medlemmarna ska dock få information om det huvudsakliga innehållet i varje förslag, om inte förslaget inte rör en fråga av mindre betydelse för medlemmarna. Dessutom ska ett formulär som innehåller två likvärdigt presenterade svarsalternativ med rubrikerna ja och nej för varje framlagt förslag tillhandahållas.

Enligt lagen ska informationen och formuläret kunna tillhandahållas på föreningens webbplats en vecka innan stämman och under stämman eller tillhandahållas medlemmarna på samma sätt som annan information lämnas, senast en vecka innan stämman.
Även om poströstning tillämpas måste stämman även hållas på plats.

Vad händer om ingen dyker upp på stämman?

Det finns inget lägsta antal som måste närvara på en stämma för att beslut ska kunna fattas. I praktiken räcker det därmed med en ordförande som också för protokoll och det antal justerare som krävs enligt stadgarna. Om ni bedömer att det är direkt olämpligt att fatta ett visst beslut kan den frågan skjutas upp till en senare stämma. Stämman kan besluta om att senarelägga ett beslut eller fortsätta stämman vid ett senare tillfälle.

Om beslutet avser en sådan fråga som föreningen enligt lag måste behandla på ordinarie föreningsstämma, d.v.s. fastställande av resultat- och balansräkning, disposition av föreningens resultat och ansvarsfrihet för styrelseledamöter kan en tiondel av de som närvarar besluta om fortsatt stämma vid senare tillfälle. Fortsatt stämma ska i sistnämnda fall hållas tidigast 4 veckor och senast 8 veckor efter beslutet.

Vad ska vi tänka på när vi håller stämman?

Gå gärna ut med mer information än vanligt till de boende, t.ex. om vad som gäller för ombud vid stämman. Skicka gärna även med en fullmaktsblankett för att underlätta för de boende att ta hjälp av annan som kan vara ombud. För någon som tillhör riskgrupp eller som får sjukdomssymptom som gör att denne inte kan närvara är det viktigt att kunna utse ombud.

Enligt en tillfällig lag får styrelsen besluta att en medlem fritt välja ombud oavsett vad som står i stadgarna samt att ett ombud får företräda fler än en medlem. Lagen gäller 15 april – 31 december 2020.

Vidta de åtgärder ni kan för att minska risken för smittspridning vid mötet. Överväg om det finns en bättre lokal för ändamålet eller om stämman kan hållas utomhus, t.ex. på en innegård. Placera sittplatser med så stort avstånd som möjligt. Se till att det finns möjlighet till handtvätt och handdesinfektion. Håll stämman så kort som möjligt. Längre informationsavsnitt kan ersättas med information som delas ut i förväg eller genom ett separat informationsmöte senare under året. Tänk på att oron för smittspridning kan skilja sig mellan medlemmar och styrelsen, varför det är viktigt att visa hänsyn och vara lyhörd från styrelsens sida. Läs och fundera över råden vid evenemang på Folkhälsomyndighetens hemsida.

 

 

 

Vi har också förstått att frågan om vi kan senarelägga motioner till en extra stämma i höst diskuteras bland några medlemmar.
Även den frågan har styrelsen bearbetat grundligt och fattat beslut om att genomföra stämman i sin helhet, inklusive motioner, den 7 maj.

Vi vet inte i nuläget hur hösten kommer att se ut gällande pandemin.

 

Vänligen, Styrelsen